初めてでも簡単、クリエイターに効率よく発注するコツ

発注書

初めてクリエイターに依頼するとき、何をどう伝えたらいいのか分からず戸惑うことはありませんか? よく発注しているのにクリエイターに意図が伝わっていないと感じることはありませんか? 今回は押さえておきたい発注のコツをまとめてみました。皆さんの発注前の情報整理のお役に立てば幸いです。

女性悩む

発注内容が伝わらない理由は二つ

ひとつはクリエイターのヒアリング能力、発注に伴う資料の読解力の不足です。われわれもどう聞き取るか研究を重ねています。

二つ目は、クライアントの皆様の情報整理不足です。何がしたくて、どんなものを作ってほしくて、そのためには何をクリエイターに提示し、共有したらいいかをまとめ切れていないと、クリエイターに何を伝えていいかが分からなくなります。

多くのクリエイターは、制作前にクライアントの皆様と上述のような内容について話し合い、最終的に何を制作するかを決定します。この工程は、クリエイターたちがディレクションと呼ぶ工程の一部になります。

必須・まずは達成したい目標とそのために行いたいことを明確に

クライアントの皆様は何となくモノを作ってほしくてクリエイターのもとを訪れているわけではないと思います。何か実現したいことがあって制作依頼を出すはずです。例えばこのような目的のクライアントが多いです。

  • 事業を広く認知してもらいたい
  • ビジネスマンとしての自分を知ってもらいたい
  • イベントの案内をしたい
  • 商品の宣伝をしたい

制作物を利用して、最終的にどうなりたいかを明確にします。これはどんな場合でも必ず明確にしておきたいパートです。目標がなければクリエイターは、残念ながら何一つ提案できません。

ほぼ必須・目的のためにどんなツールを使いたいのか候補を挙げる

設定した目標を実現するにはどのような手段が最も効果的か、手に入れやすいかを考えます。例えばカフェの認知度を上げたい場合、次のようなツールが思いつくのではないでしょうか。

  • チラシ
  • ダイレクトメール
  • テレビコマーシャル
  • ホームページ
  • 口コミ
  • 雑誌の広告

使える手段はたくさんあります。ここで問題になることがあります。それは、費用とツールの出来上がる時期です。制作予算が十二分にある、というケースはなかなかないと思います。予算をしっかりと決めると、クリエイターも予算の範囲内でできることを提案できます。

そして、制作したものをいつから使いたいのか――つまり納期なのですが、これもある程度明確にしておいたほうが良いです。カフェのオープン前から宣伝し、人々に知ってもらいたいのか、それとも少し経って開店時の繁忙が過ぎてから徐々に知ってもらいたいのか、イベントがあるからそれに向けて認知度を上げたいのか、宣伝のタイミングはいろいろあります。使用する前にはツールは完成していなければなりません。そして制作にはそれなりに時間がかかります。

納期を定めると、クリエイターは制作日数がどれくらいあるか、その期間で何をどこまで仕上げることができるか、めどがつきます。作り上げるモノと仕上げる時期もある程度明確にしておきたいところです。ここまで決まっていると、ディレクションを比較的スムーズに始められます。制作者はクライアントの皆様からより詳しくお話を聞き、実現可能なことと不可能なこと、代替案やより良い制作物にするための提案を行います。

出来たらやりたい・制作物の完成形を想像しよう

ここまで来たら、実際に作ってもらうものの完成イメージを描きましょう。チラシやホームページをツールとして利用したいと考えている場合は、以下のような内容を考えることが多いと思います。

  • 宣伝文
  • 宣伝写真、画像
  • レイアウト
  • 色彩

他にもいろいろあると思います。それら思い浮かんだものをまとめましょう。まとめ方はいろいろありますが、実際に紙に書いたりデータにまとめるやり方がお勧めです。頭の中で思い浮かんだものを形にしてみたら、いまいちだった、ということはままあります。いまいちでも素晴らしくても、それを見積もり段階で依頼先に見せましょう。落書きでもあると、何を制作してほしいのかが伝わります。それをもとにクリエイターがどんどん提案していきます。何もないところから提案するよりも、お客様の意志を感じるものがあった方が、より依頼に沿った提案をしやすいのです。

キーボードと文具

特に文字原稿は最終的に共有させてもらうことが多いので、素案でもいいのであるとお見積りがしやすいです。文字数から制作物がどれくらいのボリュームになるかわかるからです。ボリュームの大きさは制作期間に関わってきます。納期までにクライアントの皆様の希望を実現できるかを測ることができます。

さあ、見積りをしてもらおう

ここまでまとめられる内容をまとめたら、クリエイターにコンタクトを取りましょう。実現したいことを叶えてくれそうな制作会社に見積り依頼を出します。見積りは無料のところがが多いので、確認したうえでまとめた資料と希望を伝えてみましょう。数日後には確認、もしくは見積りの連絡が来るはずです。最初に提出した資料ではきちんと見積もれないことが多々あります。そういった場合は、クリエイターがヒアリングを行うことが多いです。

見積書

ヒアリングはよい制作物に仕上げてもらうための大事なフェーズ

クリエイターは通常テキスト(メールやチャット)、通話(ビデオチャット、音声通話、電話)、対面(お会いしてのミーティング)でヒアリングを行います。お客様の制作に関する造詣の深さに応じて丁寧にヒアリングを行うので、分からないところは遠慮なく聞きましょう。うやむやにすると後の後悔の種となります。

ヒアリングの内容は次のようなことを見積りできる程度にお聞きすることが多いです。

  • 依頼内容が実現可能か
  • 依頼の問題点はどこか
  • 簡単な提案(こうすると予算に収まる、より効果的 等)
  • 依頼の実現に必要なもの、これから共有するものはどれくらいあるか

クリエイターがヒアリングで明確にしたいことは次のような内容です。

  • 受注可能か(スケジュール、特に納期を重視します)
  • 自分が案件の問題点を改善する術を持っているか
  • 案件のボリュームはどれくらいか
  • 予算は案件のボリュームに対して十分か
  • クライアントと問題なくコミュニケーションがとれそうか(各ステップでの確認や交渉 等)

制作者はよいものを作り、クライアントの皆様に納得して受け取ってもらえることを望んでいます。そのための準備ができるか、そのための制作環境を整えられるかを確認したいのです。

見積りに納得出来たら発注しよう

ヒアリングも無事終わると、依頼先から見積書が来ます。内容に納得出来たら発注書を出します。発注の際に発注書を必要とするかどうかは、受注したクリエイターや発注内容によって異なります。依頼先に確認しましょう。発注まで長い道のりでしたが、いよいよ制作してもらえます。

色々書いたけれど、実は目標だけ伝えれば何とかなる

手とガラス玉

ここまで発注までの道のりを細かく見てきましたが、実は発注はたった一つのポイントを押さえておけばできます。そのポイントは、最初に述べた通り、自分の成し遂げたいことを明確に伝えるということです。

目標が決まっていると、相談を受けたクリエイターは適したツールを案内できます。そしてクリエイター自身が対応可能な場合、ヒアリングをしながら依頼内容を実現できそうなもの、手法を提案していきます。クライアントの皆様は、その提案にときに意見を出し、ときに同意しながら要望を伝えていくことになります。少々細かいヒアリングが行われることになりますが、そこを通過すると、見積りのステップに入ることができます。細かいところまで決まっていないから、と遠慮せずに、思い切って相談してしまうと希望が実現することもあります。

「お 任 せ」発注は避けたい

分からないから全てお任せ、という依頼もしばしばあります。自由に作ってもらえるから楽だと思う方もいると思いますが、後々頭を抱えることになりがちな依頼方法です。なぜならば、納品物を見て「思っていたものと違った」と感じる可能性が高いからです。それはレイアウトだったり色味だったり、コンテンツの取り扱い方だったり、多様な原因から生じます。お任せといっても、人間ある程度の嗜好や、目的に付随するイメージというものはもっているはずです。そこを少し掘り下げることができると、納得のいく制作物にたどり着く確率が高くなります。

目的を明確に、要望は率直に伝えよう

以上が発注のコツになります。何をするために制作依頼をするのか、制作物は問題解決に有効なのかをよく吟味し、制作依頼を出しましょう。 希望に沿った制作をしてもらうには、クリエイターとのやり取りの中で、大事な要望をしっかり伝えることが大切です。

われわれPlant Hagalazはお客様との認識の齟齬を最小限にするために、見積り前のヒアリングとディレクションに力を入れています。クライアントの皆様の要望を正しく把握し、それに即した提案をすることが大切であると考えています。なぜならば、そこをきちんと固めないとよい制作ができないからです。

発注を躊躇されている方はこの記事を参考に、今できるやり方で発注の計画を立ててみてはいかがでしょうか。

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